Drie tips voor het organiseren van een congres op een externe locatie

Wanneer jij een congres moet organiseren op een externe locatie dan komt er nogal wat op je af. Een goede locatie is niet zo één, twee, drie gevonden en het organiseren van een congres kan voor een heleboel stress zorgen. Daarom is het belangrijk dat je een aantal dingen goed doet naar aanloop van het congres. Zomaar even een congres organiseren heeft geen zin. Dan raak je namelijk de planning kwijt en heb je geen zicht meer op wat je allemaal nog moet regelen. Wanneer je een aantal zaken eerst goed in kaart brengt is de kans op succes van je evenement of congres een stuk groter.

 

Breng de woonplaatsen van je gasten in kaart

Een logische keuze die mensen maken is dat ze een congreslocatie kiezen die lekker dichtbij de werkplek van mensen ligt. Dat is in principe een prima keuze, echter maximaliseer je daarmee niet de opkomst. Mensen zijn over het algemeen prima bereid een stukje te rijden voor een verplichting. Werken is nou eenmaal een verplichting en het bezoeken van jouw congres niet. Probeer het aantal gasten te maximaliseren door locaties te kiezen die dichtbij de woonplaatsen van jouw genodigde ligt. Dit kun je heel simpel in kaart brengen door aan te bieden om geprinte uitnodigingen te sturen. Iedereen die zich aanmeldt dient dan om precies die reden ook zijn of haar adresgegevens in te vullen. Op die manier kom jij erachter waar iedereen woont en dus waar jij het beste jouw congres kunt organiseren.

 

Catering

De catering is een hekelpuntje voor veel mensen die een evenement of congres gaan organiseren. Dit komt vaak doordat mensen alleen kijken naar hoe “lekker” de catering is. Maar wanneer er ook mensen komen die een bepaalde allergie hebben of een geloof kunnen zij niet zomaar alles eten. Zorg er dus voor dat je ook wat voor hen hebt of bespreek dit in ieder geval voortijdig met je locatie. De meeste locaties draaien hier hun hand niet voor om, maar om ervoor te zorgen dat je niet voor verrassingen komt te staan kun je maar beter veel afspraken maken dan weinig.

 

Denk ook aan festiviteiten

In de stad waar jij je evenement of congres wilt gaan organiseren kan het druk zijn met festiviteiten of evenementen. Hierdoor kan de locatie slechter te bereiken zijn doordat de binnenstad dicht slipt. Dus is het belangrijk om hier rekening mee te houden. Zijn er grote festiviteiten gepland in de stad waar jij je evenement wilt gaan organiseren. Dan is het allicht beter om voor een andere dag te gaan.

 

Succes!

Ik hoop dat je nu iets beter van start kunt gaan en dat je congres een daverend succes wordt!