Alle goede congressen hebben één ding gemeen
Ben jij weleens op een congres geweest en kreeg je het gevoel dat alles eigenlijk heel slecht geregeld was? Dat er te weinig drankjes waren? Te weinig apparatuur? Dat het geluid slecht afgesteld stond? Al deze problemen komen maar door één ding; slechte afspraken met de locatie waar het evenement of congres wordt georganiseerd. Je kunt simpelweg niet gewoon even een congres organiseren en alles verder overlaten aan jezelf of aan de congreslocatie in kwestie. Een goed congres organiseren is een hechte samenwerking tussen de locatie en de organisatoren van het congres. Afspraken maken, ideeën delen en samen werken aan verbetering is een belangrijke basis voor het succes van je congres. Hiermee voorkom je alle bovenstaande problemen en weet je zeker dat je congres niet flopt doordat je gewoon niet aan dingen hebt gedacht. Een beetje evenementenlocatie organiseert honderden congressen per jaar en weet als geen ander waar je allemaal op moet letten bij het organiseren hiervan. Hou hier dus rekening mee en zorg dat je evenement of congres goed doorgesproken wordt.
Maak afspraken over uitloop
Een locatie huur je meestal voor een dagdeel van 4, 8 of twaalf uur. Er is echter niets zo lastig als het inplannen en inschatten van hoe lang een evenement zal gaan duren. Je kunt alles tot in de puntjes uitzoeken en er op de dag van het evenement of congres achter komen dat je alsnog veelte weinig tijd hebt uitgetrokken voor je congres. Daarom is het belangrijk om afspraken met je locatie te maken over wat er gebeurd bij uitloop. Is dit überhaupt mogelijk? Zijn er andere feesten of congressen die dit bemoeilijken? Worden er extra kosten in rekening gebracht wanneer je uitloopt? Stuk voor stuk belangrijke vragen die beantwoord dienen te worden.
Maak goede afspraken over schade
Ik weet het; dit is waarschijnlijk niet iets waar je echt over na wilt denken, maar zonder meer een belangrijke kwestie waar je zonder meer afspraken over moet maken. Een goede locatie zal de meeste schade wel vergoeden, maar wat gebeurd er wanneer er door toedoen van je gasten dure apparatuur wordt vernield? Dan is het wel belangrijk om goede en solide afspraken te maken over de vergoeding en betaling hiervan.
Succes!
Ik wens je ontzettend veel succes bij het organiseren van je evenement of congres op een externe congreslocatie en weet zeker dat je met deze tips over afspraken een stuk verder komt.